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发票管理存票、验真、查重、报销只需一步?学会这些你也能行
日期:2019-09-09

  财务人员是每个企业的必须岗位之一,每个财务人员的职责之一就是管理好发票报销的事宜,那么我们应该如何做好财务报销工作呢?怎么样才能用最简单的方式完成这些重复性的工作呢?

  其实没份发票的报销工作我们可以分解成发票的存票、发票真伪查询、发票查重、发票报销这四个阶段,当我们把工作分解之后我们就需要去研究每一个步骤的意义和存在的必要性。

  发票的存票:也就是将收到的每一份发票的基础数据储存起来,我想养一条比格犬请问有养过的人吗?问几个问题,因为现在有电子发票的存在,所以我们没办法储存每一份发票的原始文件,所以我们除了需要收集发票的纸质文件之外对发票的基础信息收集也是非常有必要的。

  发票的真伪查询:为什么我们要对收到的发票进行真伪查询,或许在二十年前发票作假的几率并不大,但是在市场“成熟”的今天满街都是开假发票的存在、使用修图软件恶意篡改发票数据的时间频有发生,所以把好发票真伪查询关就是对自己的工作负责。

  发票查重:对于发票查重其实最主要的因素也是因为电子发票的存在,电子发票和纸质发票最大的区别就是电子发票是由用户自行打印,而且用户在打印发票的时候是不限次数的,也就是说同一份发票用户可以多次打印,如果财务人员不进行发票查重那么极有可能发生员工一票多报的现象。

  对于这个步骤我们只需要做好发票的电子表格台账,在台账信息中完整记录发票的发票代码、发票号码、报销金额、报销日期、报销人、经办人等一切有用的信息

  因为电子表格没有发票的真伪查询功能,所以我们在使用此方法进行台账建立的时候我们需要借助其他的平台对发票真伪进行查询,这里推荐使用国家税务平台官方网站进行查询。即是将发票的发票代码、发票号码、开票日期等信息输入到税务部门提供的官方查询平台进行真伪验证

  电子发票自身有重复查验功能,所以我们不需要借助其他平台来完成此步骤,在已经建立的电子表格中点击搜索功能(快捷打开方式为Ctrl+F),然后输入新报销的发票信息即可对已有信息进行检索,如果搜索结果和下图类似则说明该发票已经报销过了,存在重复报销的风险。

  这里所说的互联网工具是指通过这个工作步骤衍生出来的互联网产品,包括且不限于电脑软件、手机APP、微信小程序、支付宝小程序等工具,在使用互联网工具查询的时候我们需要做一个准备步骤就是获取互联网工具,这里以微信小程序为例(因为微信官方推出小程序之后得到极大多数人的认可,也是最为方便的获取途径之一)。

  首先打开微信首页,点击“发现”页面中的“小程序”按钮,然后输入框内搜索“发票小工具”来获取小程序,然后进入到小程序首页。

  刚我说了互联网工具的存在是为了方便我们更好的工作,微信小程序也不例外,在小程序上我们的存票过程只需要扫描发票二维码即可一步完成,当然对于没有二维码的定额发票我们也可以像Excel发票台账一样通过手动录入的方式完成

  因为税务部门的官方平台开放查询功能端口之后允许其他互联网工具对接此端口,也就是说其他的互联网工具能够使用官方平台的数据而且不需要再官方网站上进行操作,所以小程序上的真伪查询数据也是权威可靠的,在操作上也更为简单,只需要通过手机摄像头对发票进行扫描即可完成此步骤。

  对于小程序的查重阶段其实没有太多可说的,因为小程序的查重过程是自动完成的,也就是当你录入发票信息之后小程序会自动识别该发票是否存在重复报销的可能,如果该发票是重复报销那么将不允许该发票入账且会出现下面的界面提示用户。

  这种方式适合已经拥有完整财务办公系统的企业(对于一些中小企业来说是可望不可即的事情,因为在财务报销量不是很大,财务关系不是很复杂的情况下很多企业不愿意引进财务oa系统进行办公),那么在OA系统里面我们又是怎么样来完成这几个步骤的呢?

  OA系统内部必定存在发票管理系统,我们在OA系统中录入发票信息有两种方式。第一是通过手动录入的方式在电脑端进行财务发票录入,第二种是为OA系统单独配制一把财务发票扫描枪,通过发票扫描枪读取发票信息记录到系统里面。

  因为OA系统一般也没有发票真伪查验功能,也需要借助其他平台进行发票真伪查询,这里可以选择通过上面所说的第一种和第二种两种方式都可以查询真伪结果。当然现在市面上也有少部分OA系统配置了真伪查询系统,但是也需要借助扫描枪或者手机才能完成此步骤。

  OA系统在报销流程中添加了发票去重设置,企业可以根据需求针对某项业务进行报销查重设置,一旦出现同一张发票二次报销现象,会自动提醒。相比电子表格的方式这种方法的方式也能方便很多

  以上的三种方式你觉得哪种方式最简单便捷呢?欢迎评论区留言讨论返回搜狐,查看更多

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